Mantenga un registro para evitar la pérdida de la audición inducida por el ruido.
Mantener un registro completo y preciso es algo más que un requisito legal; es una práctica rentable.
¿Hemos documentado las medidas que hemos tomado para evitar la pérdida de la audición inducida por el ruido?
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Cuando las empresas documentan cómo y cuándo han aplicado cada una de las medidas de su programa de prevención de la pérdida auditiva, están mejor capacitadas para demostrar el cumplimiento de la Directiva de agentes físicos (ruido) 2003/10/CE.
Además, un registro creado y mantenido correctamente puede proporcionar datos que ayuden a la empresa a realizar un seguimiento preciso de la audición de los empleados y, si es necesario, documentar casos de pérdidas de audición inducidas por el ruido en el trabajo para responder a indemnizaciones a trabajadores.
Conclusiones clave
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- Documentar adecuadamente las medidas que se han tomado para evitar la pérdida de la audición inducida por el ruido beneficia a la empresa y a los trabajadores expuestos al ruido.
- Es necesario contar con registros completos y precisos para determinar si los cambios del umbral de audición están relacionados con el trabajo.
- La Directiva de agentes físicos (ruido) 2003/10/CE exige a las empresas documentar los resultados de las evaluaciones de riesgos, incluidos las medidas de exposición al ruido e información de la vigilancia de la salud.
- Un mantenimiento adecuado de los registros permite a la empresa evaluar más fácilmente la eficacia de su programa de prevención de pérdida auditiva.
Introducción al mantenimiento de registros
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Paso 1: determine qué registrará
Muchas empresas deciden documentarlo "todo" y otras registran solo lo necesario. A pesar del esfuerzo adicional que representa documentar todas las medidas que se han tomado para reducir la exposición de los empleados a ruidos dañinos, hacerlo puede ayudar a reforzar la capacidad de la empresa para demostrar la eficacia de su programa de conservación auditiva en caso de inspección, auditoría o evaluación del programa.
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Paso 2: defina el proceso de mantenimiento de registros
Decida si los registros del programa de conservación auditiva se mantendrán electrónicamente, en papel o en ambos formatos, y si los almacenará en una base de datos central o en una por sucursal. Definir bien un proceso y seguirlo de forma constante contribuye a reducir la probabilidad de que falten registros y a que los datos sean más útiles.
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Paso 3: determine quién debe tener acceso a los expedientes
En función del tipo de información contenida en los registros del programa de conservación auditiva, la empresa debe decidir quiénes son responsables de capturar los datos y quiénes pueden ver los registros una vez guardados. Restringir el acceso a los expedientes a quienes necesitan revisar datos para gestionar el programa reduce la posibilidad de poner en riesgo los registros o que alguien modifique o borre los datos accidentalmente.
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Paso 4: implemente medidas de seguridad para garantizar un acceso y gestión adecuados de los registros
Los registros del programa de conservación auditiva pueden incluir información sanitaria confidencial. Por lo tanto, se recomienda protegerlos para garantizar la privacidad de los trabajadores y asegurarse de que solo quienes cuenten con las credenciales adecuadas tengan acceso a esos datos. Además, posiblemente haya legislación sobre privacidad de datos aplicable al almacenamiento, el acceso o la transmisión de dicha información. Por lo tanto, recomendamos ponerse en contacto con su asesor legal y garantizar el cumplimiento de dicha normativa.
¿Qué se necesita?
En general, deben mantenerse registros de vigilancia de la salud de cada trabajador conforme a la legislación o práctica médica nacional vigente. Algunos ejemplos de aspectos que debe tener en cuenta son:
- Un resumen actualizado de los registros anteriores de vigilancia de la salud
- Disponibilidad de datos para futuras consultas
- Garantía de estricta confidencialidad entre empleados y el médico
- Acceso a las personas a su información de carácter personal
Entre los tipos de registro de audiometrías que debe conservar se incluyen:
- Nombre y clasificación del empleado
- Fecha de la audiometría
- Nombre del examinador
- Fecha de la última calibración del audiómetro
- Última evaluación de la exposición del empleado al ruido
- Mediciones de niveles de ruido de fondo en el ambiente en el que se realizan la audiometrías
Aspectos básicos del mantenimiento de registros
Las ventajas de mantener un registro minucioso de las medidas que se toman para evitar la pérdida de la audición dependen en gran medida de la precisión, integridad y accesibilidad de los documentos.
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Exactitud
La mayoría de las decisiones que toman las personas que gestionan programas de prevención de pérdida auditiva dependen de la calidad de los datos que la empresa mantiene. Cuando los datos contienen errores o varían mucho, es posible que los responsables de gestionar el programa duden de la precisión de los registros y se les dificulte gestionarlo. Para que esto no ocurra, defina un proceso de mantenimiento de registros claro y asegúrese de que las personas clave que gestionen el programa lo sigan. Todas las personas con acceso a los registros del programa de prevención de pérdida auditiva deben recibir formación para saber identificar los registros que no son precisos o que no reflejan las medidas de aplicación del programa. También es importante consultar a su asesor legal para asegurarse de seguir toda la normativa y legislación nacional que regule la transmisión, el almacenamiento y el acceso a información personal, incluida la sanitaria.
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Integridad
Los registros son más útiles cuando están completos y se han mantenido de manera constante. Esto es especialmente importante si se trata de datos de audiometrías. Si los registros audiométricos indican que el empleado ha mostrado un cambio el umbral de audición, la empresa debe llevar a cabo acciones de seguimiento. Si faltan registros, la información es incorrecta o hay carencias en los datos, será muy difícil para el audiólogo o el médico determinar si la pérdida de audición está relacionada con el trabajo, y la empresa no tendrá ninguna otra opción más que asumir que es así.
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Accesibilidad
Si bien los registros deben conservarse y mantenerse de forma segura, también es cierto que las empresas deben poner los más importantes a disposición de empleados, sus representantes, los miembros del equipo de prevención de la pérdida auditiva y los inspectores o representantes de los organismos reguladores. Para tener un mejor control de los documentos, cree un sistema en el que solo una cantidad limitada de personas que tenga acceso directo a los registros pueda hacer copias de ellos para compartirlos con otras personas que necesiten verlos.
Más allá de los aspectos básicos
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Conservación de los registros
Normalmente, los registros de las mediciones de exposición al ruido y las audiometrías se conservan por un periodo indefinido.
Considere la posibilidad de conservar por el mismo tiempo otros registros, como los relacionados con:
- Formación de empleados
- Pruebas de ajuste para protectores auditivos
- Proyectos de control de ruido
- Resultados otoscópicos (de ser aplicable)
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Privacidad de la información sanitaria
Las leyes nacionales definen cómo se debe proteger la información personal vinculada con la salud y cómo las empresas y los proveedores de servicios sanitarios pueden compartir información sanitaria confidencial. Consulte siempre la legislación nacional aplicable para obtener más información sobre las directrices de protección de datos que debe seguir.
También es importante consultar a su asesor legal para asegurarse de seguir toda la normativa y legislación nacional que regule la transmisión, el almacenamiento y el acceso a información personal, incluida la sanitaria.
¿Se lo ha planteado?
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- Realizar auditorías periódicas para identificar carencias en los registros del programa.
- Crear una base de datos de los documentos de los programas de prevención de pérdida auditiva de todas las sucursales de la empresa para que todas las personas clave puedan acceder a ellos.
- Crear un sistema de solicitud de documentos para permitir a quienes necesiten revisar registros clave acceder a ellos.
- Asegurar los datos audiométricos con copias de seguridad de respaldo periódicas, almacenándolos a largo plazo y controlando su accesibilidad.
NOTA IMPORTANTE:
Esta información se basa en requisitos nacionales actuales específicos. Los requisitos aplicables a su caso pueden ser diferentes. Consulte siempre las instrucciones de uso del equipo y cumpla con las normativas y leyes nacionales aplicables. Este sitio web contiene un resumen de información general y no se debe utilizar para tomar decisiones específicas. La lectura de la información aquí contenida no certifica la capacitación en conocimientos de salud y seguridad. La información es actual en la fecha indicada en esta publicación y los requisitos pueden cambiar en el futuro. No se debe confiar en este contenido por sí solo, ya que a menudo va acompañado de información adicional o aclaratoria. Deben seguirse todas las leyes y normas nacionales aplicables.
Para obtener más información, póngase en contacto con su delegado de ventas de 3M.
